Как выживать на удаленке?

Crazyblog
20.03.2020

Команда СrazyStudio работает удаленно из разных городов России и зарубежья. В этой статье мы собрали опыт наших сотрудников, о том как организовать работу в хоум-офисе, не жечь дедлайны, остаться в здравом уме и преуспеть и искусстве решать дела, не выходя из дома.

Грамотное планирование времени:

1. Список задач и календарь

Процесс работы всегда выглядит так: 

  • все мысли переносятся из головы на бумагу или в таск-менеджер;
  • все, что было записано нужно превратить в задачи;
  • все задачи должны получить приоритет, дедлайн, оценку по трудозатратам;
  • каждая задача разбивается на микро-задачи (списка действий для решения задачи);
  • все задачи должны иметь свое место в календаре;
  • работа над задачами должна идти по плану. 

Для организации работы вам нужны только список задач (блокнот или папка «Входящие задачи» в таск-менеджере) и календарь (ежедневник или его электронный аналог).

Как вы будете это организовывать, значения не имеет. 

2. Привычки и ритуалы 

Чтобы процесс не хромал, нужно привить себе несколько полезных привычек (ежедневных рутинных действий), касающихся планирования и организации работы над задачами. К ним относится:

  • обработка входящих сообщений;
  • обработка входящих задач;
  • составление плана работ на следующий день/неделю/месяц;
  • заполнение отчета по работе;
  • отметка выполненных задач в планировщике;
  • анализ затраченного времени. 

Рутину рекомендуется собирать в два блока: утренний и вечерний. 

Закрепить привычки помогают ритуалы – комбинация действий, которую запоминает наш мозг и связывает в одно целое. 

Примеры полезных в работе ритуалов: 

  • пить утренний кофе и планировать день;
  • просматривать список задач на день сразу после включения компьютера;
  • начинать рабочий день в одно и то же время;
  • вставать со стула и разминаться под определенную мелодию будильника;
  • обрабатывать сообщения сразу после обеда и т.п.

Создав свои ритуалы, вы сможете ослабить самоконтроль и без усилия следовать плану уже через 2-3 недели. 

3. Контроль времени

Если вы каждые 15 минут отвлекаетесь на переписку, то теряете ¼ рабочего времени. Немало, правда? 

Следить за временем помогают таймеры. Все просто: нужно работать пока не прозвучит сигнал, разрешающий отдохнуть. Главное, не забыть поставить таймер и на окончание отдыха. 

Мы предлагаем использовать метод «Помидора». Он помогает сохранять концентрацию при работе с задачами и ограничивать перерывы, чтобы они не превращались в часы безделья. 

Метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х.[1] Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.

Сервисы и приложения, которые нужно попробовать на себе

  • Для списков и планирования: ToDoist, Wunderlist, TickTick
  • Для сохранения заметок: Google Keep, Evernote
  • Для работы над задачами: Trello, Asana, Kanbanchi, Битрикс 24
  • Для контроля времени: Focus To-Do, Tomato Тimer, Awareness
  • Для правильного отдыха: Office Fitness, Office Yoga, Meditopia 

Правильное рабочее пространство: переоборудование места и устранение помех

Рабочий стол: 

  • уберите лишнее (все что не касается работы);
  • расставьте нужное – у каждого предмета должно быть свое место; 
  • сохраняйте порядок – выделите 10 минут в день на подготовку стола к работе.

Компьютер:

  • создайте учетную запись для работы, чтобы не смешивать личное и рабочим и не отвлекаться;
  • установите весь нужный софт за раз;
  • создайте структуру папок и закладок – это будет экономить ваше время ежедневно.

Канцелярия:

  • подготовьте минимальный набор: стикеры, блокнот, ручка, карандаш;
  • используйте пробковую или маркерную доску для заметок;
  • купите органайзер для бумаг и мелочей или используйте подручные средства (картонная коробка и стакан);
  • предусмотрите мусорное ведро рядом с рабочим местом.

Окружающая обстановка:

  • позаботьтесь о порядке вокруг – уберите лишние отвлекающие предметы;
  • добавьте мотивирующих акцентов – повесьте награды, сертификаты;
  • создайте зону покоя – разместите фотографию семьи, растения, аквариум в поле зрения;
  • проводите влажную уборку в «офисе» ежедневно.

Если в опенспейсе все стремятся сесть спиной к стене, чтобы никто не видел, чем вы там занимаетесь в рабочее время, то дома действует обратное правило. Садитесь напротив окна или стены, чтобы в поле зрения не попадало лишнего. 

Коммуникации с коллегами: новые правила этикета и советы по организации диалога

Нельзя:

  • отправлять мемчики в общие чаты;
  • писать коллегам в нерабочее время (используйте отложенную отправку сообщений в Телеграмм);
  • читать сообщения и не отвечать – используйте слова «услышал», «принял», «отвечу через час», если не знаете, что сказать;
  • забывать ответить – сразу фиксируйте необходимость ответить в списке задач;
  • не выходить на связь в течение рабочего дня – напоминайте о себе хотя бы раз в день, обновляйте статусы задач или сообщайте об итогах дня начальству;
  • вести один диалог в нескольких мессенджерах;
  • дергать коллег по несрочным и неважным вопросам – оставьте их для планерки или соберите в единый блок;
  • звонить, когда можно написать.

Можно:

  • создать «мем-чат» для шуточек, если коллеги не против;
  • попросить не беспокоить и отключится на время работы над важными задачами;
  • выходить на связь только раз в 30-60 минут;
  • отправлять голосовые сообщения для экономии времени, НО только если вы договорились об этом.

Несколько фишек, за которые вас полюбят коллеги.

  • Подписывайте голосовые сообщения, чтобы коллега знал, о чем пойдет речь и всегда мог найти нужное сообщение.
  • Используйте хэштеги, облегчающие поиск по вашим сообщениям.
  • Формируйте вопросы в блоки и отправляйте всё разом.
  • Пишите в начале несрочного сообщения «Это не срочно», чтобы коллега мог увидеть, что ему не стоит отвлекаться, не открывая сообщение.

Забота о здоровье: сила в движении 

Раньше вы хотя бы двигались по пути на работу и обратно, сейчас – сидите на стуле и ходите только по дому. Это около 300 шагов в день, мы проверяли))) Такая жизнь заканчивается болями в спине, шее, отеках ног и туннельном синдроме запястья. Это мы тоже проверили на себе((

Поэтому, пожалуйста, всего три пункта: 

  • регулярно проветривайте помещение;
  • делайте разминку и зарядку для глаз раз в час;
  • выходите на прогулку каждый день.

Список основных ЧС, угрожающих потере контроля, и советы бывалых по их регулированию

Дети: “Мне скуууучно!”

Вы уже научились организовывать свой день? Теперь помогите детям. Подготовьте задания заранее и составьте совместный план дня. Работайте вместе, лучше всего в технике Pomodoro: в течение 25 минут каждый выполняет свои задачи, в 5-минутном перерыве – подвижные игры и обнимашки.

«Когда моя дочь была совсем маленькой у меня не было возможности с ней договориться. Она просто сидела рядом со мной в детском стуле и играла. Когда она капризничала, я начинала петь текст, который писала в этот момент. Это позволяло не отвлекаться от работы, развлекая ребенка.»

– Евгения, копирайтер

Родственники: “А давай сначала чайку попьем?”

Научитесь отказывать людям. Объясните, что рабочее время дома – это настоящая работа.

«Что делать если тебя не понимают? В этом случае хорошо помогают наушники. Просто наденьте их и игнорируйте любые разговоры. Это не очень вежливо, но зато продуктивно.» – Никита Колинько, дизайнер

Желудок: «Не съесть ли нам что-нибудь прямо сейчас?»

Время на приготовление еды и приемы пищи должны быть в вашем плане на день. Чтобы не вспоминать о еде в остальное время, не работайте на кухне и не оставляйте посуду на рабочем столе.

«За первый год работы дома я набрал 8 кг. Уже это должно вас остановить)) Используйте еду, как поощрение за выполненную задачу. Погоня за морковкой – это все еще работает»

– Вадим Головин, верстальщик

Социальные сети: “Всего на минуточку!»

Удалите все ярлыки на социальные сети с главного экрана своего смартфона. Оставляйте телефон в другой комнате на время работы. 

«Тяжелее всего тем, кто работает с соцсетями. Я заранее составляю план действий и выполняю его с максимальной концентрацией: проверить отображение постов, выгрузить статистику, обработать комментарии, закрыть все вкладки. Фуххх, можно браться за другие задачи.» – Анна Швальгина, SMM-специалист

#CrazyBlog #Всвоемстиле

20.03.2020
Автор статьи: admin