Команда СrazyStudio работает удаленно из разных городов России и зарубежья. В этой статье мы собрали опыт наших сотрудников, о том как организовать работу в хоум-офисе, не жечь дедлайны, остаться в здравом уме и преуспеть и искусстве решать дела, не выходя из дома.
Грамотное планирование времени:
1. Список задач и календарь
Процесс работы всегда выглядит так:
- все мысли переносятся из головы на бумагу или в таск-менеджер;
- все, что было записано нужно превратить в задачи;
- все задачи должны получить приоритет, дедлайн, оценку по трудозатратам;
- каждая задача разбивается на микро-задачи (списка действий для решения задачи);
- все задачи должны иметь свое место в календаре;
- работа над задачами должна идти по плану.
Для организации работы вам нужны только список задач (блокнот или папка «Входящие задачи» в таск-менеджере) и календарь (ежедневник или его электронный аналог).
Как вы будете это организовывать, значения не имеет.
2. Привычки и ритуалы
Чтобы процесс не хромал, нужно привить себе несколько полезных привычек (ежедневных рутинных действий), касающихся планирования и организации работы над задачами. К ним относится:
- обработка входящих сообщений;
- обработка входящих задач;
- составление плана работ на следующий день/неделю/месяц;
- заполнение отчета по работе;
- отметка выполненных задач в планировщике;
- анализ затраченного времени.
Рутину рекомендуется собирать в два блока: утренний и вечерний.
Закрепить привычки помогают ритуалы – комбинация действий, которую запоминает наш мозг и связывает в одно целое.
Примеры полезных в работе ритуалов:
- пить утренний кофе и планировать день;
- просматривать список задач на день сразу после включения компьютера;
- начинать рабочий день в одно и то же время;
- вставать со стула и разминаться под определенную мелодию будильника;
- обрабатывать сообщения сразу после обеда и т.п.
Создав свои ритуалы, вы сможете ослабить самоконтроль и без усилия следовать плану уже через 2-3 недели.
3. Контроль времени
Если вы каждые 15 минут отвлекаетесь на переписку, то теряете ¼ рабочего времени. Немало, правда?
Следить за временем помогают таймеры. Все просто: нужно работать пока не прозвучит сигнал, разрешающий отдохнуть. Главное, не забыть поставить таймер и на окончание отдыха.
Мы предлагаем использовать метод «Помидора». Он помогает сохранять концентрацию при работе с задачами и ограничивать перерывы, чтобы они не превращались в часы безделья.
Метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х.[1] Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.
Сервисы и приложения, которые нужно попробовать на себе
- Для списков и планирования: ToDoist, Wunderlist, TickTick
- Для сохранения заметок: Google Keep, Evernote
- Для работы над задачами: Trello, Asana, Kanbanchi, Битрикс 24
- Для контроля времени: Focus To-Do, Tomato Тimer, Awareness
- Для правильного отдыха: Office Fitness, Office Yoga, Meditopia
Правильное рабочее пространство: переоборудование места и устранение помех
Рабочий стол:
- уберите лишнее (все что не касается работы);
- расставьте нужное – у каждого предмета должно быть свое место;
- сохраняйте порядок – выделите 10 минут в день на подготовку стола к работе.
Компьютер:
- создайте учетную запись для работы, чтобы не смешивать личное и рабочим и не отвлекаться;
- установите весь нужный софт за раз;
- создайте структуру папок и закладок – это будет экономить ваше время ежедневно.
Канцелярия:
- подготовьте минимальный набор: стикеры, блокнот, ручка, карандаш;
- используйте пробковую или маркерную доску для заметок;
- купите органайзер для бумаг и мелочей или используйте подручные средства (картонная коробка и стакан);
- предусмотрите мусорное ведро рядом с рабочим местом.
Окружающая обстановка:
- позаботьтесь о порядке вокруг – уберите лишние отвлекающие предметы;
- добавьте мотивирующих акцентов – повесьте награды, сертификаты;
- создайте зону покоя – разместите фотографию семьи, растения, аквариум в поле зрения;
- проводите влажную уборку в «офисе» ежедневно.
Если в опенспейсе все стремятся сесть спиной к стене, чтобы никто не видел, чем вы там занимаетесь в рабочее время, то дома действует обратное правило. Садитесь напротив окна или стены, чтобы в поле зрения не попадало лишнего.
Коммуникации с коллегами: новые правила этикета и советы по организации диалога
Нельзя:
- отправлять мемчики в общие чаты;
- писать коллегам в нерабочее время (используйте отложенную отправку сообщений в Телеграмм);
- читать сообщения и не отвечать – используйте слова «услышал», «принял», «отвечу через час», если не знаете, что сказать;
- забывать ответить – сразу фиксируйте необходимость ответить в списке задач;
- не выходить на связь в течение рабочего дня – напоминайте о себе хотя бы раз в день, обновляйте статусы задач или сообщайте об итогах дня начальству;
- вести один диалог в нескольких мессенджерах;
- дергать коллег по несрочным и неважным вопросам – оставьте их для планерки или соберите в единый блок;
- звонить, когда можно написать.
Можно:
- создать «мем-чат» для шуточек, если коллеги не против;
- попросить не беспокоить и отключится на время работы над важными задачами;
- выходить на связь только раз в 30-60 минут;
- отправлять голосовые сообщения для экономии времени, НО только если вы договорились об этом.
Несколько фишек, за которые вас полюбят коллеги.
- Подписывайте голосовые сообщения, чтобы коллега знал, о чем пойдет речь и всегда мог найти нужное сообщение.
- Используйте хэштеги, облегчающие поиск по вашим сообщениям.
- Формируйте вопросы в блоки и отправляйте всё разом.
- Пишите в начале несрочного сообщения «Это не срочно», чтобы коллега мог увидеть, что ему не стоит отвлекаться, не открывая сообщение.
Забота о здоровье: сила в движении
Раньше вы хотя бы двигались по пути на работу и обратно, сейчас – сидите на стуле и ходите только по дому. Это около 300 шагов в день, мы проверяли))) Такая жизнь заканчивается болями в спине, шее, отеках ног и туннельном синдроме запястья. Это мы тоже проверили на себе((
Поэтому, пожалуйста, всего три пункта:
- регулярно проветривайте помещение;
- делайте разминку и зарядку для глаз раз в час;
- выходите на прогулку каждый день.
Список основных ЧС, угрожающих потере контроля, и советы бывалых по их регулированию
Дети: “Мне скуууучно!”
Вы уже научились организовывать свой день? Теперь помогите детям. Подготовьте задания заранее и составьте совместный план дня. Работайте вместе, лучше всего в технике Pomodoro: в течение 25 минут каждый выполняет свои задачи, в 5-минутном перерыве – подвижные игры и обнимашки.
«Когда моя дочь была совсем маленькой у меня не было возможности с ней договориться. Она просто сидела рядом со мной в детском стуле и играла. Когда она капризничала, я начинала петь текст, который писала в этот момент. Это позволяло не отвлекаться от работы, развлекая ребенка.»
– Евгения, копирайтер
Родственники: “А давай сначала чайку попьем?”
Научитесь отказывать людям. Объясните, что рабочее время дома – это настоящая работа.
«Что делать если тебя не понимают? В этом случае хорошо помогают наушники. Просто наденьте их и игнорируйте любые разговоры. Это не очень вежливо, но зато продуктивно.» – Никита Колинько, дизайнер
Желудок: «Не съесть ли нам что-нибудь прямо сейчас?»
Время на приготовление еды и приемы пищи должны быть в вашем плане на день. Чтобы не вспоминать о еде в остальное время, не работайте на кухне и не оставляйте посуду на рабочем столе.
«За первый год работы дома я набрал 8 кг. Уже это должно вас остановить)) Используйте еду, как поощрение за выполненную задачу. Погоня за морковкой – это все еще работает»
– Вадим Головин, верстальщик
Социальные сети: “Всего на минуточку!»
Удалите все ярлыки на социальные сети с главного экрана своего смартфона. Оставляйте телефон в другой комнате на время работы.
«Тяжелее всего тем, кто работает с соцсетями. Я заранее составляю план действий и выполняю его с максимальной концентрацией: проверить отображение постов, выгрузить статистику, обработать комментарии, закрыть все вкладки. Фуххх, можно браться за другие задачи.» – Анна Швальгина, SMM-специалист
#CrazyBlog #Всвоемстиле
